Die Dokumentation zum Qualitätsmanagementsystem hat die Aufgabe:

• wichtige Regelungen schriftlich zu dokumentieren.
• Dazu gehören:
  • die Qualitätspolitik und -Ziele,
  • das QM-Handbuch,
  • bestimmte Verfahren und Aufzeichnungen,
  • Steuerung von Dokumenten und Verbesserungen von Abläufen.

Die Dokumentation kann in jeder Form oder Art eines Mediums realisiert sein und ist völlig frei was den Umfang der Dokumentation betrifft.

Aufbau einer QM-Dokumentation

Zum Aufbau einer QM-Dokumentation hat sich in der Praxis ein mehrgliedriger Aufbau bewährt. Dieser Aufbau ist aber nicht verpflichtend. Bei Kleinunternehmen können sinnvollerweise auch alle Regelungen kompakt in einem Handbuch beschrieben werden. Eckpfeiler eines mehrgliedrigen Aufbaus ist das Handbuch, welches eine zentrale Funktion einnimmt und auf die weiterführenden Regeln verweist. Im nächsten Schritt folgen die Prozesse, die meist in gesonderten Prozessbeschreibungen festgelegt werden. Weitergehende Detailregelungen wie beispielsweise Arbeitsanweisungen, Checkliste und Formulare ergeben sich aus den vorliegenden Prozessen.

Ziele der QM-Dokumentation

• Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation
• Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Schnittstellen der Prozesse
• Integration von Normen, gesetzlichen Forderungen sowie Kundenforderungen in die Prozesse
• Schaffung einer natürlichen Entwicklung der Organisation in Richtung verbesserter Leistung
• Etablierung effizienter und geschlossener Regelkreise.
• Regelmäßige Überprüfung und Bewertung des eingerichteten QM-Systems auf Wirksamkeit und Angemessenheit