QM-Dokumente

1. Das QM-Handbuch  nach DIN EN ISO 9001:2015 für Qualitätsmanagementsysteme

Das QM-Handbuch ist:

  • eine unternehmensinterne Zusammenstellung und Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems eines Unternehmens.
  • Diese Qualitätsmanagementhandbuch Vorlage ist für alle Unternehmen, die ein Qualitätsmanagementsystem aufbauen möchten oder bereits betreiben eine optimale Ergänzung.
  • Es beschreibt zum einen die Einstellung des Managements zur Qualität im Unternehmen, aber auch die daraus resultierenden Maßnahmen

Ein Qualitätsmanagementsystem ist für Unter­nehmen heut­zu­tage von größter Bedeutung, um auf die ständig wechselnden Bedingungen reagieren und am Markt bestehen zu können:

  • Das Qualitätsmanagementhandbuch dokumentiert die Absichten und Vorgaben des Managements zur Sicherung und Verbesserung der Qualität im Unternehmen im Rahmen der ISO 9001. Im QM-Handbuch werden alle relevante Aspekte der Aufbau- und Ablauforganisation beschrieben.

Was bildet sich im QM-Handbuch ab? 

Die DIN EN ISO 9001:2015 ist mit der High-Level-Structure so aufgebaut, dass sich der Bezug zum:

  • PDCA-Zyklus oder Deming-Kreis unmittelbar erkennen lässt.
  • Aus diesem Grund ist das QM-Handbuch  nach dem PDCA-Zyklus gegliedert und ist entsprechend benutzerfreundlicher für
    • Mitarbeiter
    • Kunden
    • Lieferanten 

2. Verfahrensanweisungen DIN EN ISO 9001:2015

In einer Verfahrensanweisung (VA), auch Standard Operating Procedure (SOP) legen Firmen ihre Abläufe fest, beispielsweise wie sie Produkte entwickeln oder Dienstleistungen erbringen.

 

Unterschiede von Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen

 

Aspekt Verfahrens - anweisung Arbeits- anweisung
Betroffene Rollen Meist mehrere Meist eine
Granularität Viele Arbeitsschritte. Für den einzelnen Arbeitsschritt verweist die Verfahrensanweisung auf die Arbeitsanweisung. Sie erwähnen die zu verwendenden Werkzeuge, ohne deren Bedienung zu beschreiben. Feingranulare Beschreibung eines Arbeitsschritts inklusive genauer Anleitung wie Werkzeuge zu benutzten sind.
Dauer der Tätigkeit Das Verfahren kann oft nicht in einem Schritt und ohne Unterbrechung abgeschlossen werden. Eine Arbeitsanweisung beschreibt eine Tätigkeit, die man i.d.R. ohne Unterbrechung und Abhängigkeiten abschließen kann.
Verant-wortlichkeit Prozesseigner Personen, welche die Tätigkeiten durchführen
Schulung und Nutzung Verfahrensanweisungen werden geschult. Sie dienen als Referenz, um Abläufe zu verstehen. Arbeitsanweisungen liegen am Ort der Tätigkeit vor.

Inhalt einer Verfahrensanweisung

Die Verfahrensanweisung muss beschreiben,

  • welche Rolle(n),
  • welche Tätigkeiten
  • auf welche Art (Methode),
  • mit welchen Hilfsmitteln und Werkzeugen,
  • in welcher Reihenfolge (z. B. sequenziell, parallel) durchführt und dabei
  • welche Inputs,
  • in welche Outputs überführ

Metainformationen

Eine gute Verfahrensanweisung sollte auf der Metaebene beschreiben:

  • Eindeutige Identifikation der Verfahrensanweisung z. B. Dokumenten-ID und Titel
  • Version
  • Autor(en)
  • Verantwortlichkeiten
  • Geltungsbereich
  • Ziel
  • Änderungshistorie

Wichtige Bestandteile einer Verfahrensanweisung

  • Zweck
  • Anwendungsbereich
  • Verantwortlichkeiten
  • Adressaten
  • Verteiler
  • Prozesseigner
  • Schulung
  • Kennzahlen
  • Prozessbeschreibung
    • Übersicht (z. B. Ablaufdiagramme)
      • Schritt 1
        • Input
        • Beschreibung der Tätigkeit
        • Output
      • Schritte 2
        • Anhang
        • Referenzierte Dokumente
        • Versionshistorie

3. Betriebsanweisung vs. Arbeitsanweisung

Eine Betriebsanweisung enthält schriftliche Anordnungen des Unternehmers für den korrekten und sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln und gefährlichen Stoffen. Sie gehört zu den Arbeitgeberpflichten.“. Man findet Betriebsanweisungen immer in unmittelbarer Umgebung zu dem jeweiligen Arbeitsmittel z.B. einer Maschine. Farblich gekennzeichnet, kann der Mitarbeiter sofort erkennen, auf welche Dinge er achten muss und was für Gefahren beim Umgang mit der Maschine ausgehen. Gute passende Vorlagen habe ich bei der Berufsgenossenschaft für Rohstoffe und chemische Industrie entdeckt, die kostenlos heruntergeladen werden können.

In der Betriebsanweisung sollten immer folgende Dinge vorhanden sein:

  • Anwendungsbereich
  • Gefahren für Mensch und Umwelt
  • Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
  • Verhalten bei Störungen
  • Verhalten bei Unfällen, Erste Hilfe
  • Sachgerechte Entsorgung/Instandhaltung
  • Folgen bei Nichtbeachtung

Die Betriebsanweisung dient vor allem dazu, Gefahren aufzuzeigen. Die Arbeitsanweisung hingegen, soll einen einen genauen Prozess/-ablauf vermitteln. Alle Tätigkeiten und Arbeitsschritte werden (häufig in Form einer Checkliste) aufgeführt. Der Mitarbeiter erhält also einen Leitfaden, um seine Arbeiten korrekt ausführen zu können.

Eine Arbeitsanweisung erstellen

Grundsätzlich muss jede Standardarbeitsanweisung eine Reihe von Einzelfragen klären, die sich bei der Durchführung einer Tätigkeit stellen, wie zum Beispiel:

  1. Wofür, warum wird gearbeitet? – Zweck der Arbeit
  2. Wo wird gearbeitet? – Anwendungsbereich (Arbeitsplatz)
  3. Wer muss die Arbeit erledigen? – Verantwortlichkeit
  4. Was muss getan werden? – Arbeitsgänge
  5. Wie, wie gut wird gearbeitet? – Detaillierter Arbeitsablauf mit Qualitätsvorgaben
  6. Womit soll gearbeitet werden? – Erforderliche Arbeitsmittel
  7. Weshalb muss dies getan werden? – Begründung, Hinweise

Gegebenenfalls sind für den einzelnen Arbeitsauftrag in mündlicher oder schriftlicher Form noch weitere Fragen zu beantworten:

  • Wieviel wird gebraucht? – Zu leistende Menge
  • Wie lange soll es dauern? – Vorgabezeiten
  • Wie sicher muss gearbeitet werden? – Arbeitssicherheit

 

4. Checklisten

Der Einsatzbereich von QM-Checklisten!

Sie wird nicht nur bei erfahrenen Mitarbeitern eingesetzt sondern eignet sich auch ideal als Arbeitshilfe für neue Mitarbeiter. Im Qualitätsmanagement ist diese Form der Dokumentation nicht mehr wegzudenken. Im Bereich des internen Audits sind Auditchecklisten ein wichtiges Instrument. Ein weiterer nicht zu verachtender Vorteil von QM-Checklisten ist die Sicherheit, nichts zu vergessen und dadurch die Konzentration auf das Wesentliche zu richten. Ohne Checkliste könnten Arbeitsschritte übersehen oder erwartete Ergebnisse nicht produziert werden, und die Aufwände für eine spätere Korrektur solcher Versäumnisse wären vermutlich deutlich größer.

Die Vorteile einer Checkliste!

Die Vorteile beim Arbeiten mit Checklisten liegen auf der Hand. Wie bereits erwähnt: Dinge, die einen präzisen Ablauf erfordern, benötigen Checklisten! Als Leitfaden basieren sie meist auf Erfahrung und Fachwissen und stellen sicher,

  • dass die Arbeitsschritte nicht übersehen bzw. vergessen,
  • sind ideal, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten und Aufgaben zu delegieren,
  • die vereinbarten Elemente bearbeitet oder überprüft,
  • oder erwartete Ergebnisse produziert werden und
  • gewährleisten gleichbleibende Qualität.