Aufgaben des Qualitätsmanagements im Einkauf

Damit der Einkauf ein möglichst hohes Qualitätsniveau fördern und gewährleisten kann, muss er zum einen dafür sorgen, dass Betriebsmittel, Materialien und Serviceleistungen den internen Qualitätsstandards entsprechen. Zum anderen muss er auch die eigenen Leistungen im Auge behalten: Nur wenn die Abteilung unternehmensintern im Hinblick auf effiziente Prozesse und eine durchdachte Beschaffung gute Arbeit leistet, steigt das Qualitätsniveau insgesamt. Drei Aspekte von Qualität sollte der strategische Einkauf deshalb besonders im Blick haben:

1. Lieferantenauswahl

Schon die Lieferantenauswahl spielt eine wichtige Rolle für die Produktqualität – sowohl zugekaufter als auch selbst hergestellter Artikel. Dabei ist es wichtig, die Anforderungen an Leistungsmerkmale und Lieferkonditionen vorab festzulegen sowie auf eine gute Materialqualität zu achten. Generell sollte sich der strategische Einkauf bei der externen Wertschöpfung außer auf Qualität auch auf Preise und Verfügbarkeit konzentrieren.

2. Qualitätssicherung: Sicherheit und Materialqualität

Das Thema Produkt- und Materialqualität ist maßgeblich für die Qualitätssicherung und Sicherheit im Unternehmen. Zum einen geht es darum, die Anschaffungskosten möglichst gering zu halten und Folgekosten ganz zu vermeiden, die durch eventuelle Mängel entstehen könnten. Zudem muss auch die Betriebssicherheit gewährleistet sein. Auch hier spielt das Thema Verfügbarkeit und Ressourcen eine wichtige Rolle: Ein Produkt kann qualitativ noch so hochwertig sein, ist es aber dauerhaft nicht verfügbar, wirkt sich das negativ auf Qualität und Sicherheit aus, weil unter Umständen auf die Schnelle dann Alternativen gefunden werden müssen.

3. Interne Faktoren

Aber nicht nur die Beschaffung von Produkten und Materialien ist ein wichtiger Faktor für das Qualitätsmanagement im Einkauf, sondern auch die eigene Leistung im Unternehmen. Hier spielen vor allem die Aspekte Informationstransparenz – etwa über direkte und indirekte Kosten – und die Effizienz der Prozesse eine Rolle – etwa im Hinblick darauf, wie Einkaufssysteme in der IT und in Abstimmungsprozesse eingebunden sind, welche Aspekte sich automatisieren lassen und wie nachhaltig alles funktioniert.

Lieferantenbewertung

Die Lieferantenbewertung ist ein Teilbereich des Lieferantenmanagements, der die objektive Bewertung und Vergleichbarkeit von Lieferanten ermöglicht. Ziel ist es, durch diese Vergleichbarkeit entweder einen geeigneten Lieferanten auszuwählen oder die Lieferantenqualität durch die fortlaufende Bewertung zu erhöhen.

Indem durch eine effiziente Lieferantenbewertung geeignete Lieferanten ausgewählt und entwickelt werden, erzielen Unternehmen eine Optimierung des Zulieferprozesses, stärken die partnerschaftliche Beziehung zu ihren Lieferanten und erhöhen so letztlich den eigenen Unternehmenserfolg.

Wie wird ein Lieferant bewertet?

Die Lieferantenbewertung ist eine Kernaufgabe des Einkaufs, der sich um die Anschaffung der Zulieferprodukte kümmert – und somit auch die Auswahl geeigneter Lieferanten verantwortet. Doch wie geht der Einkauf vor? Eine Recherche auf Basis von Audits, Kundenbewertungen, Führungen durch die Produktionsstätten, Zertifikaten und Musterlieferungen allein genügt noch nicht. Vielmehr muss auch ein für das Unternehmen geeignetes Bewertungssystem entwickelt und eingeführt werden.

Verschiedene Methoden

Ein solches wäre beispielsweise das Punkt-Bewertungsverfahren, bei dem Lieferanten Punkte oder Noten für ausgewählte Kriterien erhalten. Vergeben werden diese Noten von Personen, die im direkten Kontakt zu dem Lieferanten stehen. Diese Methode ist einfach anwendbar, kann ggf. aber auch subjektiv ausfallen. Eine Alternative stellt die Profilanalyse dar, die einen direkten Vergleich zwischen zwei oder mehr Lieferanten ermöglicht. Hierbei werden die Stärken und Schwächen der Lieferanten in den einzelnen Kategorien in ein Verhältnis zu den Anforderungen des Unternehmens gesetzt. Dementsprechend eignet sich diese Methode vor allem, um bei der Auswahl eines Lieferanten verschiedene miteinander zu vergleichen.

Kriterien zur Lieferantenbewertung

Die Kriterien, die bei der Lieferantenbewertung Berücksichtigung finden sollten, sind zwar durch keine Norm vorgeschrieben, ähneln sich aber häufig. Je nach Unternehmen und den gesetzten Prioritäten lässt sich ein individuelles Set an Kriterien definieren. Die Klassifizierung der Lieferanten auf Basis dieser Kriterien erfolgt häufig im Rahmen der ABC-Kategorien (A entspricht den bevorzugten Lieferanten, B denen, die noch entwickelt werden sollten und C denen, die nicht beauftragt werden).

Folgende Kriterien könnten z.B. Teil einer Lieferantenbewertung sein:

• Einkauf: Preisstruktur im Vergleich zum Marktpreisniveau, Transparenz des Angebots
• Qualität: Anzahl der Reklamationen, Erreichbarkeit, Serviceleistungen, Zertifizierungen
• Logistik: Termin- und Mengentreue, Korrespondenz zwischen den jeweils verwendeten (Qualitätsmanagement-)Systemen
• Entwicklung: Innovationsfähigkeit, besondere Fertigungsverfahren

Warum ist die Lieferantenbewertung wichtig?

Der Einkauf muss die Qualität der eingekauften Produkte sicherstellen. Je größer der Einfluss des Zulieferprodukts auf die Qualität des Endprodukts ist, desto wichtiger ist die Lieferantenbewertung. Zudem ist diese durch die DIN EN ISO 9001:2015 gefordert: Werden zugelieferte Produkte in das eigene Produkt integriert, müssen Unternehmen ihre Lieferanten auf Basis selbst gewählter Kriterien bewerten und die Ergebnisse dokumentieren. Der Zeitpunkt dafür ist nicht vorgeschrieben. Demnach können Unternehmen frei entscheiden, in welcher Regelmäßigkeit Lieferantenbewertungen vorgenommen werden.

Das sind die Vorteile

Die durchgängige Bewertung und Klassifizierung von Lieferanten hat viele Vorteile: Sie kann dabei helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen, Beziehungen gezielt weiterzuentwickeln und Kosten aus einer unzureichenden Performance zu vermeiden. Außerdem stärkt eine zeitnahe und transparente Kommunikation maßgeblich die vertrauensvolle Zusammenarbeit. Die regelmäßige Lieferantenbewertung ist auch hinsichtlich der Gesetzeslage (Stichwort Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) ratsam. Letztlich profitiert jedes Unternehmen mit einer partnerschaftlichen Beziehung zu seinen Lieferanten im Wettbewerb. Dasselbe gilt auch für den Zulieferer: Er bekommt Feedback bzgl. seiner Stärken sowie Schwächen und ihm wird Weiterentwicklungspotenzial aufgezeigt.