Projektdokumentation – Vorteil und Nutzen

• Expeditionen und Projekte sind einzigartige Vorhaben.
• Zum erfolgreichen Projektabschluss gehört die Projektdokumentation.
• Als historische Referenz kann sie die nachfolgenden Projekte beim Start unterstützen.
• Denn dokumentierte Fehler dienen dem Projektleiter als wertvolle Hinweise, ähnlichen Situationen auszuweichen. Spätestens jetzt wird ihm bewusst, wie wichtig es für seine eigene Projektarbeit ist, bereits zu Beginn Erwartungen, Ideen, Erfahrungen und Fehler zu dokumentieren.

Eine gut strukturierte, aussagekräftige Projektdokumentation über den gesamten Projektzyklus hinweg geführt, das heißt, während der Phasen Initiierung, Planung, Realisierung sowie Steuerung, Monitoring und Abschluss, sichert dem Projektleiter eine Reihe von Vorteilen:

• Informationen schneller finden
• Entscheidungen nachvollziehbar treffen
• Rechtssicherheit schaffen
• Auskunftsfähigkeit sicherstellen
• Aus Fehlern lernen
• Missverständnisse vermeiden

Projektdokumentation - Umfang und Inhalt

Wie viel Dokumentation ist sinnvoll?

Unterschiedliche Branchen mit unterschiedlichen Unternehmensgrößen treiben Investitionen oder Innovationen mit Projektarbeit voran. So unterschiedlich der Projektcharakter gestaltet ist, so unterschiedlich können Umfang und Inhalt der Projektdokumentation gestaltet sein.

Der Projektleiter ist verantwortlich für den Projekterfolg. Deshalb sucht er nach angemessenem Aufwand und passendem Ablauf, um die wesentlichsten Informationen und Entscheidungen zu dokumentieren. Doch wie viel Projektdokumentation ist sinnvoll?

Grundsätzlich gilt: Die wesentlichen Einflussfaktoren eines Projektes sollten dokumentiert werden.

Dazu gehören:

• Anforderungen und Änderungen an die Komponenten des magischen Dreiecks des Projektmanagements wie Inhalt und Umfang, Kosten, Zeit, Qualität und Risiko
• Entscheidungen, Genehmigungen, Restriktionen
• Historische Informationen, Wissen, Erfahrungen
• Verträge und Vereinbarungen
• Probleme, Mängel und Fehler sowie Maßnahmen zu deren Beseitigung
• Reports und Statusberichte
• Verwendete Projektmethoden, Werkzeuge, Abläufe und Prozesse
• Vereinbarungen und Protokolle zur Abnahme des Liefergegenstandes sowie eine Liste mit verbliebenen Arbeiten inklusive Verantwortlichkeiten nach Abschluss des Projektes