Audits

Ein Audit eine Untersuchungsmethode aus dem Qualitätsmanagement. Es ist die systematische Überprüfung, ob ein Prozess, eine Aktivität oder ein System in seiner Definition und Umsetzung zuvor festgelegte oder geregelte Standards, Richtlinien, Normen oder Gesetze erfüllt.

Externe Audits: Zertifizierungs- und Lieferantenaudits

Externe Audits werden von Auditoren geführt:

  • Kunden bei Lieferanten (Second-Psrty-Audits) 
  • Zum Beispiel: Automobilhersteller bewerten, ob die Zulieferer so mit Informationen umgehen wie die Norm ISO 27001 verlangt
  • Ebenfalls extern sind Zertifizierungsaudits (Third-Party-Audits). Hierbei prüft eine unabhängige Zertifizierungsstelle das Managementsystem eines Unternehmens – und erteilt bei Konformität mit allen Anforderungen das begehrte Zertifikat.

Interne Systemaudits

Systemaudits untersuchen:

  • Das ganze Managementsystem
  • Werden regelmäßig durchgeführt, wenn Unternehmen ein Managementsystem eingeführt haben
    • z.B. Ein QM-System nach DIN EN ISO 9001
      • es wird überprüft ob das System der Norm entspricht 
      • Vorhandene Nichtkonformität  und das Verbesserungpotential wird ermittelt 

Interne Prozessaudits

Mithilfe von Prozessaudits werden:

  • Effizienz und Wirksamkeit der Geschäftsprozesse überprüft 
  • Im Vordergrund steht die kontinuierliche Verbesserung 
  • Die Bewertung orientiert sich an der Erfüllung der QM-Ziele

Projektaudits – voll im Plan

Es auch Sondergormen von Audits,z. B. Projektaudits:

  • Prüfen ob ein Projekt im Plan ist
  • Welche Maßnahmen den Erfolg sicherstellen
  • Ermittlung wie Termine, Kosten und Kundenforderungen eingehalten werden 
  • Risikos werden nach dem Maßnahmenkatalog bewertet
  • objektive Bewertung des Projektteams
  • Wichtig: der Auditor sollte nicht zum Projektteam gehören 

Interne Audits regelmäßig und geplant durchführen

Nicht nur die QM-Norm ISO 9001 fordert interne Audits, sondern auch:

  • Das Umwelt-oder Arbeitsschutzmanagement, dort gibt es ein Compliance-Audit
    • Welches überprüft wie wirksam die firmeneigenen Policen sind und sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen
  • Interne Audits werden regelmäßig geplant und durchgeführt
  • müssen im Auditplan festgelegt werden
  • Können aber auch unregelmäßig durchgeführt werden, wenn:
    • plötzliche Kundenbeschwerden auftreten oder
    • unvorhergesehene Änderungen im Prozess auftreten
  • sollten mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden 

Ablauf eines Audits

Schritt Erläuterungen
1. Auditvorbereitung Der Anlass, warum ein Audit durchgeführt wird Auch die Definition der Auditgrundlage sowie die Benennung des Auditteams und des Auditleiters sind wichtige Themen in der Vorbereitung.
2. Auditdurchführung Bei der Auditdurchführung wird in Anlehnung an den Auditplan vorgegangen. Neben allen Gesprächen, Fragestellungen und Erläuterungen ist wichtig, dass Aussagen auch belegt werden (z.B. mit entsprechenden Dokumenten). Nach einer Beratung der Auditoren findet in der Regel eine Abschlussbesprechung mit Vertretern der auditierten Partei statt.
3. Auditbericht Der Auditbericht beinhaltet Auditfeststellungen, Auditschlussfolgerungen und – aber als solche gekennzeichnet – Empfehlungen des durchgeführten Audits. Auditfeststellungen sind Ergebnisse aus der Bewertung der gesammelten Auditnachweise und zeigen die Konformität bzw. Nichtkonformität in Bezug auf das Regelwerk auf. Die Schlussfolgerungen sind dann das Ergebnis eines Audits nach Berücksichtigung der Auditziele und aller Auditfeststellungen. Üblicherweise geht der Auditbericht vor Finalisierung den Auditierten mit der Möglichkeit zur Stellungnahme zu. Anschließend wird er fertiggestellt.
4. Maßnahmen zur Verbesserung (CAPA) Der Auditierte schlägt konkrete Maßnahmen auf Basis des Auditberichtes vor, um die gefundenen Mängel abzustellen. Bei einem internen Audit kann die Umsetzung der Maßnahmen intern festgestellt werden. Bei externen Audits erfolgt eine Überprüfung durch entsprechende Berichte bzw. durch ein Re-Audit nach einem bestimmten Zeitraum.