Was ist ein Auditbericht und wie formuliert man eine Auditfeststellung?

In einem Auditbericht formuliert der Auditor seine Auditfeststellungen sowie die Schlussfolgerungen. Unter einer Auditfeststellung versteht man in diesem Zusammenhang ein Ergebnis aus der Bewertung der gesammelten Auditnachweise im Hinblick auf die Auditkriterien.

„Leider mussten wir in diesem Audit eine Abweichung feststellen“. Ein ganz alltäglicher Start eines Abschlussgespräches nach dem Audit, wie es jederzeit und in den unterschiedlichsten Unternehmen stattfinden kann und wie Sie es vielleicht auch bereits kennen. Aber jeder Führungstrainer weist uns darauf hin, dass es falsch ist, ein Gespräch mit Vorwürfen zu beginnen. Doch genau dies ist in diesem Fall passiert. Das Wort „leider“ soll unser Bedauern zum Ausdruck bringen, lautet doch das passendste Synonym auch „bedauerlicherweise“. Vergleichen Sie die Stimmung vor und nach dieser Gesprächseinleitung, werden Sie bemerken, wie sehr solche abwertenden Wörter dabei einen negativen Einfluss auf unser Erleben haben. Die Ergebnisse der Audits sollen jedoch Verbesserungen initiieren. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie einen Auditbericht erstellen und dabei eine negative Auditfeststellung und Abweichung so formulieren, dass der auditierte Bereich auf Abweichungen hingewiesen, aber nicht abgewertet wird.

Welche Informationen sollte der Auditbericht umfassen?

Der Auditbericht sollte eine vollständige, genaue, kurzgefasst sowie klare Aufzeichnung des Audits liefern. Dabei sollten der Bericht die folgenden Punkte umfassen:

• Auditziele, Umfang des Audits sowie die Auditkriterien
• Auftraggeber sowie Teilnehmer des Audits
• Termine und Orte
• Auditfestellungen sowie die zugehörigen Nachweise
• Schlussfolgerungen
• Angaben darüber, in welchem Umfang die Auditkriterien erfüllt wurden

Es sollten im Auditbericht keine Feststellungen erwähnt werden, die nicht auch Bestandteil des Audits waren.

Warum ist eine sachliche Auditfeststellung im Auditbericht so wichtig?

Bei der Erstellung eines Auditberichts ist es wichtig – trotz aller Sachlichkeit bei Abweichungen – die Ergebnisse in einen positiven Kontext zu stellen. Denn positive Formulierungen motivieren deutlich mehr zur Handlung. Negativ-Formulierungen haben häufig den Beigeschmack von Verboten oder Tadel. Durch deren Nutzung wird der Blick auf das gerichtet, was nicht ist, statt auf das, was ist. Wenn wir nochmals die Situation des Abschlussgespräches im Intro reflektieren, könnten wir auch so argumentieren, dass 99,9% der Prozesse super laufen, in einem Prozess eine Abweichung erkannt wurde und wir nun glücklicherweise tätig werden können. Dies hört sich doch viel motivierender an. Ein Auditbericht, der negativ formuliert ist, führt dagegen wie Spurrillen auf der Straße unvermeidbar zu einem negativen Denken, welches sich nicht einfach ausblenden lässt. Vergleichbar mit der bekannten Anweisung: „Denken Sie jetzt bitte nicht an einen rosa Elefanten“. Können Sie die Assoziation des Elefanten verhindern?